Connecter votre événement en ligne à Zoom

• Commencez par vérifier les points suivants :
• Connecter votre événement en ligne à Zoom.
• Configurez vos paramètres Zoom.
• Facultatif : Configurez de multiples événements sur Zoom.
• Lancez votre événement.

Commencez par vérifier les points suivants :

☑️ Vous êtes l'administrateur d'un compte Zoom non gouvernemental. Pour le moment, cette intégration ne prend pas en charge les comptes Zoom au format .gov.

☑️ Vous avez créé un événement en ligne qui n'est pas récurrent.

☑️ Si vous avez déjà un événement Zoom, il n'affiche ni questions obligatoires ni la mention : « seuls les utilisateurs authentifiés peuvent entrer » .

Connecter votre événement en ligne à Zoom.

1. Configurez la page de votre événement en ligne.

Pour accéder à la page de votre événement en ligne :

1. Rendez-vous à Gestion des événements dans votre compte.

2. Sélectionnez votre événement pour afficher le tableau de bord de l'événement.

3. Sélectionnez Page de l'événement en ligne.

Si vous ne voyez pas la Page de l'événement en ligne, rendez-vous aux Informations de base et assurez-vous que le lieu de votre événement indique bien : en ligne.

2. Cliquez sur « Ajouter Zoom ».

Si c'est la première fois que vous vous connectez à Zoom, vous devrez d'abord vous connecter à votre compte Zoom. Définissez ensuite un nom pour votre compte. Une fois que vous êtes connecté à votre compte, cliquez sur Suivant.

Si vous ne voyez pas s'afficher l'option pour ajouter Zoom, assurez-vous que votre événement n'est pas un événement récurrent. Si l'option pour ajouter Zoom est grise, sélectionnez Paramètres de la page et assurez-vous que votre page de l'événement du participant est activée.

3. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur « Suivant ».

Utilisez la barre de recherche ou faites défiler pour trouver le compte de l'utilisateur désiré.

4. Sélectionnez les options de votre Zoom.

Choisissez une réunion ou une webconférence. Les Webconférences ne sont disponibles que pour certains comptes Zoom.

Décidez ensuite si vous voulez créer un nouvel événement Zoom ou vous connecter à un événement Zoom déjà existant. Si vous vous connectez à un événement Zoom déjà existant, utilisez la barre de recherche pour trouver l'événement Zoom recherché.

5. Cliquez sur « Terminer ».

Configurez vos paramètres Zoom.

Après avoir établi la connexion de votre événement Zoom, cliquez sur l'icône du crayon pour personnaliser les paramètres de votre Zoom.

Mettez à jour le titre, la description et la date de votre Zoom.

Toute modification apportée sera également mise à jour sur Zoom.

Déterminez quand les participants peuvent rejoindre la réunion Zoom.

Par défaut, les participants peuvent rejoindre l'événement 30 minutes avant le début de celui-ci. Vous pouvez modifier cette heure ou faire en sorte que les participants puissent se connecter après le début de l'événement.

Limitez l'accès par type de billets ou par ajout.

Par défaut, toute personne qui s'inscrit pour un type de billet ou un ajout aura accès à votre réunion ou webconférence sur Zoom. Mettez à jour l'accès au billet pour le limiter à certains types de billets ou d'ajouts.

Changez la visibilité de votre événement Zoom.

Si vous masquez votre événement Zoom, vous pouvez avertir les participants du moment où il sera visible. Un courriel unique est envoyé aux participants éligibles lorsque l'événement Zoom est visible.

Supprimez votre événement Zoom.

La suppression de votre réunion ou de votre webconférence Zoom les supprimeront de votre événement. Par contre, la réunion ou la webconférence ne seront pas supprimées de votre compte Zoom.

Pour supprimer l'appli Eventbrite de votre compte Zoom, rendez-vous aux Applis installées dans votre compte Zoom. Localisez l'appli Eventbrite et cliquez sur Désinstaller.

Facultatif : Configurez de multiples événements sur Zoom.

Si vous dirigez un événement qui s'étend sur plusieurs jours ou plusieurs séances, suivez les étapes suivantes.

Événements récurrents

Si votre événement utilise le critère événement récurrent Eventbrite, qui vous permet de créer un événement qui se répète sur plusieurs dates, vous ne pourrez pas utiliser l'intégration de Zoom. À la place, vous pouvez ajouter le lien de votre événement par Zoom en cliquant sur Lien sous Partager un contenu supplémentaire.

Il n'est actuellement pas possible de personnaliser une page d'événement en ligne pour des dates individuelles. Si vous devez envoyer aux participants des renseignements concernant uniquement leur date d'inscription, programmez un courriel adressé à vos participants.

Ajoutez plusieurs événements à Zoom

Cliquez de nouveau sur Ajouter Zoom pour ajouter un autre événement Zoom. Les événements ne doivent pas nécessairement partager le même compte Zoom.

Ajoutez des restrictions par date ou par type de billets

Lorsque vous ajoutez plusieurs événements par Zoom, ajouter également des restrictions implique que les participants ne verront que le contenu qui est pertinent pour eux. Il existe deux manières de restreindre les événements par Zoom :

• Par type de billets : Les participants ne verront que le contenu qui est pertinent pour leur type de billet

• par date et heure : Les participants ne verront que le contenu qui est pertinent pour l'heure à laquelle ils se rendront à la page de l'événement en ligne.

Pour mettre à jour les paramètres de Zoom, cliquez sur l'icône de crayon. Pour en savoir plus sur la manière de restreindre le contenu de la page d'un événement en ligne.

Lancez votre événement.

1. Commencez l'événement.

Sur la page de votre événement en ligne, cliquez sur Commencer la réunion lorsque vous êtes prêt à commencer. Ceci démarre Zoom et le début de votre réunion ou de votre webconférence.

Vous pouvez également commencer la réunion ou la webconférence Zoom à partir de votre compte Zoom.

2. Les participants se joignent à l'événement à partir de la page de l’événement en ligne.

Quand les participants s'inscrivent, ils reçoivent un courriel de confirmation où figure le lien vers la page de votre événement en ligne. Les participants doivent se joindre à partir de la page de l'événement en ligne. Ils ne peuvent se joindre ni manuellement ni par appel. Pour en savoir plus sur les manières dont les participants peuvent se joindre à votre événement en ligne.

3. Voyez qui y a participé.

Les participants sont automatiquement enregistrés sur Eventbrite si les inscriptions Zoom sont activées. Pour voir qui a été enregistré, consultez les rapports de votre événement.

Si le compte Zoom d'un participant n'a pas la même adresse électronique que son compte Eventbrite, il ne sera pas enregistré. À la place, enregistrez manuellement ces participants.

REMARQUE : Les inscriptions à Zoom ne sont disponibles que pour les hôtes autorisés. Les nouvelles réunions/webconférences créées automatiquement avec l'intégration de Zoom ont des inscriptions activées (si disponible)